Fra manuel tilbudsskrivning
til et struktureret tilbudsflow.

Et tilbud på en tømreropgave består af mere end blot en pris i et dokument. Kundeoplysninger, opgavens omfang, materialer, projektforhold, priser og andre relevante oplysninger skal samles korrekt, før tilbuddet kan sendes.

For virksomheden var store dele af denne proces baseret på manuel dokumentudarbejdelse. Information skulle flyttes mellem forskellige steder, standardindhold kopieres eller genskabes, og hvert tilbud tilpasses enkeltvis.

Det skabte unødvendigt administrativt arbejde og gjorde processen mere afhængig af, at den enkelte medarbejder huskede, hvilke oplysninger, formuleringer og dokumentelementer der skulle med.

Udfordringen var derfor at skabe en mere ensartet tilbudsproces uden at fjerne den fleksibilitet, der fortsat var nødvendig, fordi tømreropgaver naturligt varierer fra kunde til kunde.

Arbejdet begyndte med at identificere, hvilke oplysninger der var nødvendige for at udarbejde et tilbud, og skelne mellem standardinformation og de forhold, der varierede fra projekt til projekt.

Kunde- og projektdata blev derefter struktureret, så oplysningerne kunne genbruges i tilbudsprocessen frem for manuelt at skulle kopieres ind i hvert nyt dokument.

Genanvendelige skabeloner skabte et ensartet fundament for blandt andet dokumentstruktur, standardformuleringer og visuel identitet, mens projektspecifikke felter fortsat gav plads til de oplysninger, der krævede individuel tilpasning.

Udvalgte dele af dokumentprocessen blev automatiseret, så relevante oplysninger kunne samles i et tilbud på en mere ensartet måde. Et gennemgangstrin blev bevaret, så pris, omfang og andre centrale detaljer kunne kontrolleres, før tilbuddet blev sendt til kunden.

Formålet var ikke at fjerne den faglige vurdering fra tilbudsarbejdet. Det var at automatisere de gentagne dokumentopgaver omkring vurderingen, så virksomheden kunne bruge mere opmærksomhed på selve opgaven, prissætningen og kundedialogen.

Tømrerfirmaet fik et mere struktureret fundament for udarbejdelsen af kundetilbud. Tilbudsarbejdet kunne følge en gentagelig proces frem for hver gang at begynde med en overvejende manuel dokumentproces.

Genanvendelige skabeloner og strukturerede projektoplysninger skabte større ensartethed på tværs af tilbuddene, samtidig med at den enkelte opgave fortsat kunne tilpasses efter behov.

Automationen reducerede afhængigheden af gentagen kopiering, dokumentudarbejdelse og manuel koordinering omkring udvalgte dele af processen, mens den endelige kommercielle og faglige vurdering fortsat lå hos de personer, der havde ansvar for opgaven.

Casen afspejler SR Konsuls tilgang til forretningssystemer: Standardisér det, der bør være ensartet, automatisér det gentagne, og bevar den menneskelige vurdering dér, hvor arbejdet kræver det.